Un Tablero de Control o Dashboard es una herramienta operativa de gestión empresarial que tiene como objetivo principal presentar el estado actual de uno o varios elementos de medición (indicadores, procesos, actividades) de una organización de manera visual e intuitiva.
Se define como el conjunto de indicadores cuyo seguimiento y evaluación periódica permite contar con un mayor conocimiento de la situación del negocio.
Características Principales:
Enfoque operativo: Se centra en controlar lo que pasó en un área o departamento específico.
Orientación a procesos: Sus indicadores están focalizados en procesos operativos y no en el avance del plan estratégico.
Presentación visual: Facilita la visualización de datos mediante gráficos, semáforos, íconos y elementos visuales que permiten la comprensión inmediata.
Actualización de los datos: Los datos se actualizan ni bien sucede un evento, dependiendo de varios factores, se actualizará cada x cantidad de minutos.
Herramienta de monitoreo: Permite hacer seguimiento de determinados sectores o áreas críticas de la empresa.
Tipos de Tableros de Control:
- Tableros operativos: Para control diario de procesos específicos.
- Tableros directivos: Para monitoreo de resultados internos de la empresa.
- Tableros estratégicos: Para seguimiento de la estrategia empresarial con indicadores estables y periódicos.
Todo tablero de control se debe basar en objetivos inteligentes (S.M.A.R.T.)
S SIMPLES
M MEDIBLES
A ALCANZABLES
R RETADORES
T TANGIBLES (relacionados con el tiempo)
Frases importantes:
Sólo lo que mido lo puedo administrar,
Sólo lo que administro lo puedo mejorar
Algunos objetivos a medir pueden ser:
Objetivo: Posicionamiento en el mercado.
_ Ventas por línea y cliente.
_ Participación del mercado.
_ Novedades de la competencia, clientes y macro entorno
Objetivo: Satisfacción del cliente
_ Quejas recibidas.
Objetivo: Mejorar la rentabilidad
_ Evolución de precios.
_ Contribución marginal por línea
Objetivo: Incorporar ventas de nuevos productos
_ % de ventas de productos nuevos en venta total.
Estos indicadores deben ser fáciles de entender, se deberá también definir con qué frecuencia se actualizarán y de donde saldrán los datos que se utilizarán.
En general se miden las siguientes áreas:
– Financiera
– Marketing, ventas y reclamos
– Procesos del negocio
– Aprendizaje y evolución (crecimiento)
Una vez establecidos los objetivos y los indicadores, se deberá crear un plan de comunicación que contemple:
_ Los objetivos
_ Los indicadores
_ Las acciones
_ Las actividades a realizar por el personal
Cuáles son los beneficios de implementar un Tablero de Control
_ Nos obliga a haber desarrollado un plan estratégico claro y medible.
_ Ayuda a que todas las áreas del negocio se alineen en un objetivo común (el plan estratégico)
_ Focalizar a toda la empresa en función de los objetivos planteados por la dirección.
El tablero de control debe tener un lenguaje claro y sencillo de manera que independientemente de la formación que tenga la persona, lo pueda comprender fácilmente.
“La medición por si sola no nos dice nada. Debemos guiar su comportamiento hacia los valores que se establecen en los objetivos del plan estratégico.”
Para esto previamente debemos establecer cuáles son los valores óptimos, y los rangos a utilizar dentro del Tablero de Comando.
Por ejemplo, si nos basamos en el área de atención a clientes, en donde tenemos durante el último año 360 reclamos (lo que da un promedio de 30 reclamos por mes o un reclamo por día), podríamos establecer un objetivo de 240 reclamos para el año próximo, lo que significaría 20 reclamos mes en promedio, estableciendo previamente las medidas a tomar para garantizar que el número de reclamos baje.
Entonces podríamos realizar una medición de los reclamos en forma diaria, mensual y acumulada anual. De este modo podemos ver en el Tablero de Comando, cómo cumplimos diariamente con el objetivo, cómo vamos en el acumulado mensual y si alcanzamos el objetivo en el acumulado anual. Así podemos tomar medidas proactivas para evitar llegar a fin de año con un valor que exceda el objetivo propuesto de 240.
Análisis de los indicadores: qué tipo de indicador es, cómo se calcula, ¿Es una variable simple, o surge de un cálculo?, en cuyo caso ¿Cuáles son las variables que componen el cálculo?
Análisis de la estructura de datos: para las variables seleccionadas, qué tipo de datos tengo disponibles ¿Existe algún sistema que actualmente realice el cálculo? ¿Con qué frecuencia? ¿Debo establecer un sistema que me arroje las variables que constituyen los indicadores?
Frecuencia de cálculo o de actualización de la información: el tablero informará el comportamiento de las variables de un modo constante (información fresca). Para que esto se verifique debemos establecer con qué frecuencia queremos que el indicador se actualice:
• Instantánea: cada vez que ingresamos en la página que muestra los indicadores, el valor se actualiza, mostrando el comportamiento del indicador en “Tiempo Real”.
• Horaria: la variable se actualiza cada cierto tiempo. (Esto podría ser para indicadores que toman información de Internet, en cuyo caso la información se actualizaría cada hora por ejemplo)
• Diaria: la variable se actualiza una vez por día. (Esto podría ser para indicadores que toman información de Internet, en cuyo caso la información se actualiza cada día). (Ejemplo promedio de temperatura diaria).
• Semanal: la variable se actualiza en forma semanal (esto se podría deber a que los procesos que realizan los cálculos de los indicadores son semanales, ya que dependen de información diaria que se acumula en forma semanal.(Ejemplo ventas semanales por vendedor).
• Mensual: la variable se actualiza en forma mensual (esto se podría deber a que los procesos que realizan los cálculos de los indicadores son mensuales, ya que dependen de información diaria que se acumula en forma mensual.(Ejemplo cierre mensual contable).
• Anual: la variable se actualiza en forma anual (esto se podría deber a que los procesos que realizan los cálculos de los indicadores son anuales, ya que dependen de información mensual que se acumula en forma anual. (Ejemplo cierre ejercicio contable).
Presentación:
Las herramientas actuales de software presentan la información en páginas web. Esto simplifica sustancialmente el software necesario para acceder a la información.
De este modo con el navegador accedo a la página donde encuentro los indicadores y selecciono la sección que contiene los indicadores que quiero visualizar.
web: ovaliente.com.ar